समय प्रबंधन के 20 बेहतरीन उपाय – 20 Best tips for Time Management

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दोस्तों और मेरे आदरणीय पाठकों, आज के इस Post में हम समय प्रबंधन यानी Time Management के बारे में जानकारी लेंगे। उम्मीद है, आप इसे like करेंगे।

  • क्या आप वक्त के पाबंद या लेट लतीफ़ हैं?
  • क्या आप समय के भीतर अपना काम खत्म कर लेतें हैं?
  • क्या आप अपना काम या अपनी रिपोर्ट समय पर पूरा कर पाते हैं?
  • क्या आप dead line से पहले, अपना काम जैसे करना चाहते हैं वैसे कर पातें हैं ?
  • क्या आप एक अच्छा समय प्रबंधक हैं?

यदि इनमे से किसी भी सबाल का जवाब ‘नहीं’ है तो इसका मतलब आप अपने time का management सही तरीके से नहीं कर पा रहे हैं. यहाँ time management के लिए 20 best tips दिए गए हैं जो इस प्रकार हैं :

1. एक दैनिक योजना यानी daily routine बनायें. यह योजना आप रात में सोने से पहले या फिर सुबह में बना लें. इससे यह होगा कि कल पूरे दिन आप क्या करने वाले हैं इसका पता चल जायेगा. अब आप अपने plan के मुताबिक अपने काम को करते रहेंगे.

2. प्रत्येक कार्य के लिए एक समय निर्धारित करें. यह स्पष्ट रखें कि पहला काम 10 बजे तक दूसरा काम 2 बजे तक और तीसरा काम 5 बजे तक कर लेना है. इससे आपका काम न सिर्फ समय पर होता है बल्कि एक काम का समय दूसरे काम में नहीं देना पड़ता है.

3. एक calendar का प्रयोग करें. calendar का उपयोग आपके दैनिक गतिविधियों के प्रबंधन के लिए सबसे मौलिक कदम है. यदि आप outlook या  lotus notes का उपयोग करते हैं तो calendar अपने mailing software के हिस्से के रूप में आते हैं. Google calendar का प्रयोग भी आप कर सकते हैं. यह और भी बेहतर होगा अगर आप इसे अपने mobile phone में उपयोग करते हैं. किसी काम के बारें में note आप अपने mobile में alarm के साथ set कर सकते हैं.

4. एक organizer का प्रयोग करें.  Organizer आपको आपके जीवन में हर चीज में आपको आगे रहने में मदद करता है. यह आपकी जानकारी को व्यवस्थित रखने में, सूची बनाने में एक central instrument की तरह काम करता है.

5. अपने deadline का ध्यान रखें. आप अपने काम को कब समाप्त करना चाहते हैं उसका एक deadline अपने calendar पर अंकित कर लें अब अपने आप को इस तरह से organize करें कि आपका काम समय पर पूरा हो जाये.

6. नहीं – कहना भी सीखें. यह जान लें कि आप अपनी क्षमता से ज्यादा काम नहीं कर सकते और उससे ज्यादा काम मत लें. अगर बीच में कोई काम आता है जिससे आपका चल रहा काम बाधित हो रहा हो तो कहें या उसके लिए कोई अन्य समय आवंटित करें.

7. लक्ष्य को थोड़ा पहले रखें. जब लक्ष्य उसके निश्चित समय पर रहेगा तो या तो वह समय पर पूरा होगा या देर हो जायेगा लेकिन जब लक्ष्य थोड़ा पहले होगा तो वह हमेशा समय पर ही पूरा होगा. किसी से मिलने समय से थोड़ा पहले ही जाना चाहिए.

8. हमेशा वक्त का ध्यान रखें. अपने पास एक watch हमेशा रखें. कभी कभी काम की व्यस्तता में समय का अहसास नहीं रहता. Gandhi ji अपने पास हमेशा एक घड़ी रखते थे और अपना हर काम समय पर करते थे. अतः अच्छे समय प्रबंधक अपने पास एक घड़ी ज़रूर रखते हैं.

9. यदि आपको कोई काम करना है और आप उसका alarm लगाते हैं तो अलार्म 15 मिनट पहले का लगायें.

10. एक शब्द है – Multitasking अर्थात एक साथ कई काम करना. इसमे कभी कभी कोई भी काम समय पर पूरा नहीं होता है, ऐसे में सिर्फ एक मुख्य काम पर ध्यान केन्द्रित करें. इससे आपका काम शीघ्र और पूर्ण रूप से होगा.

11. अपना ध्यान भंग करनेवाले सभी काम को block कर दें या बंद कर दें. Facebook पर मेसेज आ रहा है, Google chat पर message आ रहा है जिससे आपका project पूरा नहीं हो रहा है ऐसे में Facebook और Google से sign out होकर अपना काम करें नहीं तो आपका project पूरा नहीं हो पाएगा – so never indulge in such distractions 🙂

12. अपने बिताये हुए समय का ध्यान रखें. इससे अभी आप अपने project पर कितना समय लगा चुके हैं इसका पता चलेगा और आपके पास कितना समय बच गया है यह भी ध्यान में रहेगा. Exam के दौरान एक घंटे पर एक bell , दो घंटे पर दो bell इसलिए बजाये जाते हैं कि छात्रों को यह ध्यान रहे कि कितना समय शेष बचा है.

13. महत्वहीन विवरण (useless description) में कभी मत फसें. आप कभी भी कार्यों को उस तरीके से नहीं कर सकते जैसा कि आपने सोच रखा है, ऐसा करना अप्रभावी होगा.

14. कार्य को प्राथमिकता यानी priority के अनुसार करें. चूँकि आप सभी काम को अकेले नहीं कर सकते अतः जरुरी काम पहले कर लें, बाकी रहने दें. प्राथमिकता क्रम के लिए 80 /20 का सिद्धांत का प्रयोग करें.

15. दूसरों को भी काम करने दें अर्थात delegate your work. कोई काम यदि ज्यादा महत्वपूर्ण नहीं है और उसे दूसरे भी कर सकते हैं तो वैसे काम दूसरों को करने दें. इससे आप और महत्वपूर्ण काम में अपना ध्यान लगा सकेंगे.

16. अगर एक ही तरह का काम हो तो उसे batch में भी किया जा सकता है. इससे काम को category में बांटकर किया जा सकता है. फ़ोन करने के लिए 3-4 बजे का समय , book writing के लिए सुबह का दो घंटा आदि.

17. आपका समय जिस भी काम करने से नष्ट होता है या इससे आप अपने काम से दूर होते जाते हैं time wasters कहलाते हैं. जैसे – Facebook , Twitter, Pinterest , Google + पर ज्यादा समय बिताना, बार बार login करना, Mail check करना time wasting कार्य हैं, इनसे बचें.

18. जरुरत पड़ने पर अपने आपको cut off रखें. आप पर काम का बोझ बढता जायेगा. डरें नहीं. यह जरुरी होता है अन्यथा काम कभी समाप्त नहीं होगा एक के बाद दूसरा आता रहेगा.

19. एक काम और दूसरे काम के बीच थोड़ा 5-10 मिनट का break रखें इससे पहले काम को समेटने में भी थोड़ा समय मिल जायेगा.

20. project पूरा होने पर उसके time management से जुड़े, steps के बारे में विचार करें. इससे आगे के projects में time management और भी अच्छे तरीके से हो सकेगा.

साभार : एक Facebook मित्र


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